Tereos est une coopérative agricole à dimensions internationale.
Tony Leveque, Responsable Amélioration Continue au niveau de la B.U, nous explique comment PYTHEOS a permis de standardiser les plans d’action du groupe et favoriser le partage des bonnes pratiques.
Pouvez-vous me présenter TEREOS ?
Tereos est une coopérative agricole qui rassemble 12 000 coopérateurs et environ 22 300 salariés sur l’ensemble des sites, pour un chiffre d’affaires de 5086 Millions d’€.
Notre secteur d’activité est le sucre, les produits sucrants, l’alcool et l’amidon.
C’est un groupe Coopératif français, à dimension internationale, avec 44 sites de production en Europe, Amérique Latine, Afrique et dans l’Océan indien.
Nous sommes à la fois sur le marché BtoB et BtoC, avec 2 marques cœurs qui sont Beghin Say et La perruche. Notre zone géographique s’étend au monde entier, avec tout de même un gros marché Européens.
Et votre poste ?
Je suis Responsable Amélioration Continue au niveau de la B.U Tereos Sucre France. Ayant de l’appétence pour le digital j’ai aussi une étiquette de Digital Owner, je mets en place des solutions digitale sur nos différent sites. C’est pour cette raison que je suis le référent principal de PYTHEOS !
Comment avez-vous connu PYTHEOS ?
J’avais déjà une expérience de PYTHEOS puisque j’ai participé à sa mise en place pour le Groupe BEL entre 2017 et 2018.
Quand je suis arrivé chez TEREOS j’avais suggéré l’utilisation de cet outil, sachant qu’il était déjà en place sur le site de Haussimont.
Comment fonctionnaient les sites TEREOS avant ?
Les plans d’action étaient dispersés sur différents outils : fichiers Excel, PowerPoint, Outlook et Lotus Note pour la Qualité. Mais les informations n’étaient pas centralisées.
La problématique principale étant que chacun avait du mal à avoir une vision globale de ses plans d’action et actions.
PYTHEOS répondait à notre besoin de vision globale.
Dans quel cadre avez-vous mis en place PYTHEOS au sein de TEREOS SUCRE FRANCE ? Quels étaient les objectifs ?
La décision a été impulsée par l’Amélioration Continue et la Qualité.
Tereos s’est engagé dans une démarche d’Amélioration Continue à partir de 2018, le besoin d’outil s’est vite fait sentir pour apporter de l’efficacité dans la gestion des plans d’action.
Quels sont les utilisateurs de PYTHEOS ?
Nous avons entre 30 et 50 utilisateurs PYTHEOS par site, dont 10 à 15 personnes membres du CODIR pilotes de plans d’action.
Puis le Middle Management regroupe une quarantaine d’agents de maitrise, qui sont responsables de leurs actions.
PYTHEOS est utilisé pour la Qualité, la Sécurité, l’Environnement, l’Amélioration Continue et la Gestion de projet.
Quelle a été la démarche de déploiement ?
On a commencé par créer un groupe de travail avec pour objectif de diffuser PYTHEOS sur l’ensemble des sites.
Au départ nous avons travaillé sur le paramétrage en identifiant nos axes pour avoir une démarche commune.
Nous avons ensuite testé PYTHEOS sur un premier site pour accompagner la démarche d’Amélioration Continue accélérée.
Après une année d’utilisation sur ce site, nous avions un retour d’expérience suffisant pour retravailler le paramétrage de nos axes et déployer l’outil sur l’ensemble des sites Tereos Sucre France.
En tant que référent PYTHEOS, je suis allé 1 à 2 journées sur chaque site pour former le CODIR.
Et nous avons ensuite nommé 2 référents par site. En général un Responsable Amélioration Continue et un Responsable Qualité, qui avaient la responsabilité de former l’ensemble du personnel.
Il a fallu faire une formation simplifiée pour les responsables d’action et une formation plus complète pour les pilotes de plans d’action.
Nous avons également réalisé des vidéos tuto appliquées à notre utilisation de PYTHEOS pour former nos équipes. Ces supports sont à disposition des utilisateurs et cela facilite l’apprentissage et la bonne pratique.
Certaines personnes étaient un peu craintives au départ car leurs plans d’action étaient dans des fichiers Excel et ils pensaient devoir tout recopier.
Mais j’ai pu transférer leurs plans d’action en masse, ce qui a largement facilité l’adoption de l’outil. Maintenant tout est dans PYTHEOS, on ne parle plus d’Excel !
Justement comment l’outil a été adopté par les différents sites ?
Il est clair que pour que cela fonctionne il faut un niveau d’exigence de la Direction de chaque site.
Le Directeur est le moteur, il faut que tout le monde utilise PYTHEOS afin qu’il devienne le support des réunions.
Il faut utiliser PYTHEOS comme support des routines en le mettant à jour en live pendant la réunion.
Et lorsque l’outil est utilisé par tous on peut animer les CODIR avec PYTHEOS.
A mon sens, il faut compter 2 ans d’utilisation pour arriver à une certaine maturité et bénéficier de l’ensemble des avantages de PYTHEOS.
Quel sont les bénéfices pour les sites ?
Nous l’utilisons beaucoup en gestion de projets, nous avons instauré une routine hebdomadaire. De cette façon nous pouvons faire la revue des projets grâce à l’outil PYTHEOS.
Nous avons aussi demandé à PYTHEOS de développer une fiche de cadrage de nos projets qui est très importante au quotidien. Cela nous permet d’imprimer le document et le diffuser sur le terrain.
PYTHEOS facilite également la standardisation des plans d’action. il permet de montrer l’avancement, le taux de charge par personne et de rendre visible les écarts d’avancement des plans d’action.
Les sites qui ont finalisé l’intégration de PYTHEOS ne peuvent maintenant plus s’en passer !
Avantage pour le suivi des sites par la BU ?
Nous avons un module de gestion centralisé au niveau de la BU avec une vue pour chaque site du nombre de plans d’action, de l’avancement des actions…
Ce compteur nous permet de mesurer l’avancement de la maturité des sites sur PYTHEOS.
On peut ainsi aider les sites à continuer leur progression dans l’utilisation de l’outil.
Et les bénéfices pour la dynamique du groupe ?
Nous avons standardisé nos plans d’action, tout le groupe à une seule façon de faire. Le partage des plans d’action est simplifié et nous avons une vue globale.
PYTHEOS a-t-il permis d’échanger sur des bonnes pratiques ?
Oui ! Par exemple si nous avons un problème identifié sur un site et qu’il génère un plan d’action. Nous pouvons transposer ce plan d’action sur d’autres sites, cela facilite clairement le partage des bonnes pratiques.
Comment comptez-vous optimiser l’utilisation de PYTHEOS ?
On doit encore travailler à transversaliser les plans d’action, cela nous demande de la maturité.
A terme, la BU pourra très simplement diffuser un plan d’action a un certain nombre de sites et aura une vision de leurs avancements sans les solliciter.
En détail : La BU envoie les plans d’action aux différents sites. Chaque référent de site reçoit son plan d’action et va pouvoir réaffecter aux responsables d’actions
La personne qui a diffusé le plan d’action au niveau de la B.U pourra ainsi contrôler l’avancement global ou par site.
