Politique de protection des Données à caractère Personnel en relation avec le site internet pytheos.eu
Préambule
La SARL QUADRALOGY, société à responsabilité limitée au capital de 727 500 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 753 821 339, dont le siège social est situé Espace l’Ombrière, 302 Rue de la Gare, 13770 Venelles, représentée par son gérant Monsieur Pierre MENU (ci-après « QUADRALOGY »), édite et commercialise la solution logicielle PYTHEOS, disponible en mode SaaS et On-Premise.
La présente politique précise les règles applicables à la collecte et au traitement des données à caractère personnel réalisés par QUADRALOGY, en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »), et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite « Informatique et Libertés »).
QUADRALOGY agit :
- en responsable de traitement, lorsqu’elle détermine seule les finalités et moyens du traitement (ex. gestion de prospects, organisation de webinaires, gestion des commandes, exploitation de son site internet, gestion des réclamations) ;
Les engagements de la SARL QUADRALOGY envers ses clients et envers toutes les personnes concernées par la collecte et le traitement des données à caractère personnel, portent sur le respect de ces données et sur la mise en œuvre des mesures nécessaires à leur protection, confidentialité et sécurité, ainsi qu’au respect des droits des personnes concernées par leur traitement.
Cette politique traduit les engagements de QUADRALOGY en matière de transparence, de sécurité et de respect des droits des personnes concernées.
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1. Définition des Termes
Donnée à caractère personnel : Toute information permettant d’identifier une personne physique, directement ou indirectement, seule ou grâce à un recoupement de plusieurs informations.
Données confidentielles : informations propres au Client et à ses activités accessibles via PYTHEOS, dont seuls le Client et ses utilisateurs déterminent l’usage.
Traitement des données : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit par des moyens automatisés ou non.
Responsable de traitement : Personne physique ou morale qui détermine la finalité et les moyens d’un traitement.
Sous-traitant : Prestataire qui traite des données personnelles pour le compte et sur les instructions d’un responsable de traitement.
2. Champs d’application
La présente politique couvre :
- les traitements mis en œuvre par QUADRALOGY en qualité de responsable de traitement pour ses besoins propres (prospection, communication, gestion commerciale, exploitation du site internet, etc.) ;
3. Collecte des données à caractère personnel
3.1 Données collectées directement
QUADRALOGY collecte des données personnelles auprès des prospects et clients lors de prises de contact, inscriptions à des événements, demandes de devis, commandes ou échanges avec le service client.
Dans ces cas, QUADRALOGY agit comme responsable de traitement.
3.2 Données indirectement collectées
La SARL QUADRALOGY peut collecter des Données par le biais de traces de navigation sur son site internet https://pytheos.eu/ si le visiteur du site les a expressément acceptées via la bannière de notification de cookie au présent site, laquelle donne aux visiteurs la possibilité d’accepter ou de refuser les cookies non essentiels.
Dans ce cas, QUADRALOGY agit comme responsable de traitement.
3. Collecte des données à caractère personnel
3.1 Données collectées directement
QUADRALOGY collecte des données personnelles auprès des prospects et clients lors de prises de contact, inscriptions à des événements, demandes de devis, commandes ou échanges avec le service client.
Dans ces cas, QUADRALOGY agit comme responsable de traitement.
3.2 Données indirectement collectées
La SARL QUADRALOGY peut collecter des Données par le biais de traces de navigation sur son site internet https://pytheos.eu/ si le visiteur du site les a expressément acceptées via la bannière de notification de cookie au présent site, laquelle donne aux visiteurs la possibilité d’accepter ou de refuser les cookies non essentiels.
Dans ce cas, QUADRALOGY agit comme responsable de traitement.
4. Modalités des traitements de données : finalités, catégories de données collectées, base légale du traitement, destinataires et durées de conservation
La SARL QUADRLOGY veille à ne collecter que les données à caractère personnel strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre. Il faut entendre par “finalité de traitement”, le but de la collecte et de l’utilisation des Données.
4.1 – Proposition d’échange téléphonique via le site internet
Sont traitées les informations permettant d’être identifié (Nom, fonction) et contacté (téléphone, courriel), les informations relatives au projet autour des besoins du Client et de ses attentes liées à l’utilisation par le client de PYTHEOS.
La mise en œuvre de ce traitement repose sur la base juridique suivante : le consentement de la personne souhaitant être recontactée.
Ce traitement de Données permet de contacter les prospects à leur demande, par téléphone ou par mail pour discuter de leur projet et présenter les différentes offres susceptibles de les intéresser. Dans le cadre de ce traitement, la SARL QUADRALOGY définit seule les usages et modalités de traitement et en assume seule la responsabilité de traitement.
Seule la Société QUADRALOGY est destinataire de ces Données.
Ces Données sont conservées 3 mois à compter du jour de la réception de ces Données ou au plus tard 3 mois à compter de l’échange téléphonique si ce dernier n’a donné lieu à aucune autre demande de la part de la personne contactée. A l’issue de cette période, les Données sont archivées de manière anonyme. La Société QUADRALOGY est responsable de ce traitement dans la mesure où elle définit seule les usages et les modalités selon lesquels ces Données sont utilisées.
4.2 – Inscription à un Webinaire de présentation de PYTHEOS ou réservation à une démonstration personnalisée du fonctionnement de PYTHEOS
Sont traitées les informations permettant d’être identifié (Nom, fonction) et contacté (téléphone, courriel), éventuellement les informations relatives au projet autour des besoins du Client et de ses attentes liées à l’utilisation par le Client de PYTHEOS.
La mise en œuvre de ce traitement repose sur la base juridique suivante : le consentement de la personne souhaitant s’inscrire à un Webinaire de présentation de PYTHEOS ou réserver une démonstration personnalisée du fonctionnement de PYTHEOS.
Seule la Société QUADRALOGY est destinataire de ces Données.
Ces Données sont conservées 12 mois à compter du Webinaire ou de la démonstration personnalisée dédié au fonctionnement de PYTHEOS si aucune autre demande n’est effectuée de la part de la personne contactée. A l’issue de cette période, les Données sont archivées de manière anonyme.
La Société QUADRALOGY est responsable de ce traitement dans la mesure où elle définit seule les usages et les modalités selon lesquels ces Données sont utilisées.
4.3 – Proposition de rendez-vous
Lors d’une demande de rendez-vous téléphonique ou par courriel, la SARL QUADRALOGY collecte et traite certaines Données, comme les informations d’identification (civilité, nom, prénom, fonction) et de contact (nom de l’entreprise, téléphone, courriel, adresse postale) de tout prospect souhaitant obtenir un rendez-vous au sein de son entreprise ou à distance.
Ce traitement est justifié par l’intérêt légitime de la SARL QUADRALOGY de répondre aux sollicitations de la part des Prospects, de réaliser et honorer les rendez-vous.
Ces Données sont conservées 180 jours à compter de la demande de rendez-vous par la personne concernée.
Seule la Société QUADRALOGY est destinataire de ces Données.
La Société QUADRALOGY est responsable de ce traitement dans la mesure où elle définit seule les usages et les modalités selon lesquels ces Données sont utilisées.
4.4 – Etablissement d’un devis à la demande d’un prospect
Sont traitées les informations permettant d’être identifié (civilité, nom, prénom, fonction) et contacté (nom de l’entreprise concernée, téléphone, adresse postale, courriel), les informations relatives au projet d’utilisation par le client de PYTHEOS.
La mise en œuvre de ce traitement repose sur la base juridique suivante : l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du prospect, à savoir l’établissement d’un devis.
Ces Données sont conservées 3 ans à compter de l’établissement du devis ou de la date de sa dernière modification. A l’issue de cette période, les Données sont archivées de manière anonyme.
Seule la Société QUADRALOGY est destinataire de ces Données.
La Société QUADRALOGY est responsable de ce traitement dans la mesure où elle définit seule les usages et les modalités selon lesquels ces Données sont utilisées.
4.6 – Communication des Prospects avec le service Client
Sont collectées et font l’objet d’un traitement, les informations d’identification (civilité, nom, prénom, fonction) et de contact (nom de l’entreprise cliente, téléphone, courriel, adresse postale) de toute personne qui a formulé une demande, via le site internet, par mail ou téléphone, les informations sur sa demande ainsi que les informations sur l’utilisation et les fonctionnalités, sur l’installation ou le déploiement de l’utilisation de l’outil PYTHEOS.
Ce traitement des Données repose sur l’intérêt légitime de la SARL QUADRALOGY à apporter conseil aux Prospect par une réponse adaptée.
Les Données seront conservées pour la durée nécessaire en fonction de la demande du Prospect.
Si la personne concernée a sollicité l’établissement d’un devis resté non signé, les Données seront conservées pendant 1 an à compter du jour de réalisation devis ou de sa dernière modification. Dès lors que la SARL QUADRALOGY aura apporté une réponse satisfaisante à la demande du Prospect hors devis, les Données seront archivées de manière anonyme dans un délai de 6 mois.
La SARL QUADRALOGY est responsable de ce traitement de Données dans la mesure où elle définit les usages et les modalités selon lesquels les Données sont utilisées.
4.10 – Fonctionnement du site internet et réalisation de statistiques
Des informations relatives à la navigation sur le site internet dédié à PYTHEOS (heure, jour, durée et mode de connexion, adresse IP, type et la version de votre navigateur internet), ainsi que des informations sur les actions menées à cette occasion sont collectées par la SARL QUADRALOGY.
Toute personne navigant sur le site est concernée par ce traitement dont la SARL QUADRALOGY est le responsable exclusif.
Ce traitement de Données doit permettre le bon fonctionnement du site et à des fins statistiques, publicitaire, pour mesurer l’audience.
Ce traitement de Données est effectué sur la base du consentement, lequel peut être retiré à tout moment, via les paramètres du navigateur concerné Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, ou Firefox.
Ces Données relatives aux cookies non strictement essentiels sont conservées 13 mois à compter du jour de la collecte ou jusqu’au jour du retrait du consentement. A l’issue de cette période, les Données personnelles sont archivées de manière anonyme.
5. Responsable du Traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est la SARL QUADRALOGY, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 753 821 339, dont le siège social est situé Espace l’Ombrière, 302 Rue de la Gare à Venelles (13770), représentée par son gérant Monsieur Pierre MENU.
6. Droits des Personnes Concernées
Toute personne dont les données sont collectées dispose de droits spécifiques qu’elle peut exercer auprès de la SARL QUADRALOGY en sa qualité de responsable de traitement, à savoir :
- le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et, si elles le sont, le droit de demander l’accès à ces données (droit d’accès) ;
- le droit de demander la rectification ou l’effacement de ses données (droit de rectification et droit à l’effacement) ;
- le droit de demander la limitation du traitement de ses données, ayant pour effet de suspendre le traitement de manière temporaire (droit à la limitation) ;
- le droit de demander la portabilité de ses données, afin de récupérer ses données informatisées (droit à la portabilité) ;
- le droit de s’opposer au traitement de ses données (droit d’opposition).
Il est également possible de prévoir des directives concernant le traitement des Données en cas de décès, lesquelles peuvent être enregistrées et prises en compte par SARL QUADRALOGY lors de la survenance d’un tel évènement lorsqu’il est le responsable exclusif du traitement.
7. Destinataires des données
Le responsable de traitement peut transmettre les Données aux autorités compétentes sollicitant la communication de celles-ci, conformément à la réglementation en vigueur.
Les Données ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.
8. Sécurité et confidentialité
La SARL QUADRALOGY met tout en œuvre pour assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel par des mesures de sécurité appropriées de son système d’information (sécurité physique et informatique).
Ces mesures consistent notamment à :
- limiter les accès aux Données aux employés de la SARL QUADRALOGY qui en ont réellement besoin pour l’exercice de leur fonction, pour fournir l’accès à PYTHEOS et ses services, les garanties contractuelles ou répondre aux demandes ;
- sensibiliser l’ensemble du personnel de la SARL QUADRALOGY, à la protection et à la sécurité des Données ;
- déployer une politique de sécurité des systèmes d’information et de gestion des incidents ;
- déployer une procédure de mise au rebus des actifs et une politique de mot de passe conforme aux préconisations de la CNIL ;
- utiliser la cryptographie pour le stockage des Données sensibles.
- sécuriser les sites, les locaux ainsi que les serveurs informatiques (accès sécurisé aux locaux, utilisation de câbles antivols pour les ordinateurs mobiles, processus d’authentification, antivirus, pare-feu…) ;
- déployer des sauvegardes informatiques régulières pour prévenir tout risque de perte ou de détérioration ;
- maintenir une veille technologique visant à faire évoluer les mesures de sécurité en fonction de l’évolution des menaces numériques.
9. Contact et réclamation
Toute demande d’information relative à la gestion complète des données à caractère personnel peut être adressée par email à l’adresse e-mail : dpo@pytheos.com ou par courrier à l’adresse suivante : Espace l’Ombrière, 302 rue de la Gare – 13770 Venelles lorsque le traitement de Données concernées est sous la responsabilité exclusive de la SARL QUADRALOGY comme indiqué à l’article 4 ci-dessus.
Si vous estimez, après avoir contacté la SARL QUADRALOGY que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).