L’histoire de Bel & PYTHEOS commence en 2018 sur le site de Sablé sur Sarthe pour le suivi de ses plans d’action. Quelques mois plus tard, la Direction Performance du Groupe Bel choisit PYTHEOS comme outil de pilotage de la performance industrielle pour l’ensemble de ses sites Monde.
Nous avons rencontré Léa Chatel-Deshayes, en charge du déploiement du logiciel. Très vite elle est devenue une « experte PYTHEOS » !
Pouvez-vous me présenter le Groupe Bel ?
Bel est un Groupe familial, propriétaire de marques iconiques comme la Vache qui rit, Babybel et Kiri. Puis avec l’acquisition du groupe Materne, des marques Boursin ou encore Pom’pote.
Nous avons 25 sites de productions répartis aux 4 coins du monde, Etats-Unis, France, Portugal, Espagne, Maghreb, Moyen-Orient et Vietnam.
Bel est aussi un groupe qui s’engage dans une alimentation plus saine en travaillant sur les qualités nutritives de ses produits. Nous sommes également très impliqués en matière de développement durable et prenons des engagements forts pour réduire notre impact environnemental.
Enfin, nous sommes très impliqués dans des causes humanitaires. Avec la fondation Bel qui permet aux employés de participer à des missions humanitaires et qui accompagne différentes associations.
Et votre poste, vos missions ?
Je suis Chef de Projet en Performance Industrielle, ou Excellence Opérationnelle.
A ce titre, j’accompagne les différents sites, dans le monde entier, à optimiser leur production, développer leur Lean Management, adopter les bonnes pratiques afin d’être le plus efficace possible.
Cela passe par de nombreux chantiers. Comme chercher à comprendre comment travaillent les sites et si certaines bonnes pratiques peuvent être ou non appliquées à d’autres usines.
Je dois donc identifier les projets à mettre en place, accompagner les sites dans la mise en œuvre, encourager le partage d’informations et les challenger pour améliorer leur performance.
C’est dans ce cadre que j’ai été amenée à travailler avec PYTHEOS.
Le groupe Bel a choisi PYTHEOS comme outil de pilotage des projets de productivité pour la totalité de ses sites de production. J’ai ainsi été chargée du déploiement de PYTHEOS.
Comment étaient suivi les projets avant PYTHEOS ?
Les projets étaient suivis dans Excel. On parle de plus de 3 000 projets répartis dans 25 sites !
Nous avions recours à des tableaux croisés dynamiques très complexes et lourds en information. Si jamais la version du fichier Excel n’était pas configurée sous la dernière mise à jour on pouvait perdre beaucoup de temps. Le travail de consolidation de nos fichiers Excel était colossal !
Avec PYTHEOS, nous avions pour objectif que chaque site puisse gérer ses propres projets dans l’outil. Que tout le monde travaille sur le même format et que l’on puisse avoir accès en 2 clics à toutes les informations consolidées.
Comment avez-vous déployé l’outil ?
Pour commencer, il a fallu vérifier que PYTHEOS réponde bien à notre besoin spécifique. Nous avons en effet des indicateurs financiers complexes. Quand la direction de la performance a validé l’utilisation de PYTHEOS, j’ai collaboré avec l’équipe technique pour développer des fonctionnalités qui s’adaptent au modèle de travail de BEL.
Nous avons longuement travaillé sur des maquettes puis des phases de test pour vérifier que le modèle corresponde.
C’était un gros travail à mettre en place, avec une deadline serrée et beaucoup d’attente.
J’étais en relation avec le Directeur Technique de PYTHEOS. Ensemble nous sommes parvenus à construire un modèle qui correspond à notre besoin très spécifique de performance industrielle.
Une fois le développement terminé, nous avons utilisé le module d’import des plans d’action pour transférer nos fichiers Excel dans PYTHEOS.
Les sites ont alors pris connaissance de PYTHEOS en découvrant leurs plans d’action sous un autre format.
Il y a eu ensuite une phase de prise en main pour apprendre à utiliser les différentes fonctionnalités. J’étais aussi responsable d’accompagner les utilisateurs dans leur transition. Nous avons coconstruit avec l’équipe PYTHEOS des modules de formation sur 2 jours appliqués à notre utilisation.
Comment se passe l’intégration de l’outil pour les nouveaux arrivants ?
L’outil est assez intuitif. En général, on donne l’accès en disant « va découvrir et reviens nous voir quand tu auras des questions » ! La prise en main se fait rapidement et ne nécessite pas beaucoup de training.
Tous les utilisateurs ont accès aux outils de formation développés par PYTHEOS sur un lien SharePoint. De notre côté nous avons développé des tutos appliqués à Bel.
Comment utilisez-vous PYTHEOS dans le pilotage de la performance industrielle ? Quels sont les bénéfices ?
Pour le PYTHEOS Productivité dans le cadre de workshops, chaque site mène une réflexion sur les projets à mener.
Nous renseignons chaque projet dans PYTHEOS avec la mesure du gain potentiel.
A titre d’exemple, on trouve des projets destinés à améliorer la productivité en suivant l’indicateur de TRS. Ou encore, une usine peut travailler sur un projet de maintenance préventive.
Ensuite, nous comptabilisons nos gains mensuels générés pendant les 12 mois suivant la réalisation de chaque projet.
On va ainsi pouvoir vérifier si on a atteint notre objectif mensuel, nous adapter, effectuer des corrections si nécessaire.
Lors de nos clôtures mensuelles, on fait un état des lieux du mois écoulé. Ces données sont très importantes pour les financiers de chaque site, les financiers du groupe, les responsables de Supply chain, et les responsables commerciaux.
Avec PYTHEOS, nous avons une vision consolidée et pouvons suivre au mieux le niveau de productivité de nos sites.
On travaille aussi sur des monnaies différentes. Chaque site travaille avec sa monnaie locale, mais Bel étant un Groupe français, les consolidations se font en Euro.
Nous avons donc introduit dans PYTHEOS les différentes monnaies utilisées (une bonne quinzaine). Ainsi qu’une mise à jour de l’évolution des taux de change pour que nos consolidations soient le plus juste possible.
On peut renseigner un projet en euro, il sera automatiquement converti selon la monnaie du site.
Chaque site peut aussi visualiser le projet dans une autre monnaie. Cette option est très importante pour certains pays qui connaissent une forte dévaluation, comme l’Iran, la Turquie ou le Vietnam. En visualisant leur projet en USD par exemple, ils vont pouvoir évaluer leur effort de productivité en s’affranchissant des taux de conversion.
Quels sont les bénéfices ?
Avec PYTHEOS on a un état des lieux précis de l’ensemble de nos projets.
Avant de se lancer dans un nouveau projet, on vérifie si un site a déjà fait cette étude. On consulte le résultat et on peut contacter la personne responsable du projet pour échanger.
Quand on est aux 4 coins du monde, chaque site à tendance à avancer sur ses propres projets sans forcément échanger. PYTHEOS nous donne accès à l’information existante répartie sur nos 25 sites. L’accessibilité de la donnée, permise par PYTHEOS, est un élément très important dans une démarche de Lean management et d’excellence opérationnelle. Cela nous permet d’être plus agile, plus performant.
Vous avez également d’autres utilisations de PYTHEOS ?
Nous avons désormais plusieurs PYTHEOS :
- Un PYTHEOS « productivité » pour le suivi de notre performance industrielle
- Un PYTHEOS « Best practices & standards », mis à place par la Direction Qualifications et Standards. Il nous permet de suivre le déploiement des standards sur chaque site transmis par le siège
- Et enfin un PYTHEOS « suivi de plans d’action » qui a été demandé par certains sites. Il leur permet de gérer les projets internes avec l’outil PYTHEOS. Il s’agit davantage d’une gestion au jour le jour du suivi Qualité. La plupart de nos sites français en sont équipés et également le site de Tangers.
Quelles méthodes de management avez-vous mis en place autour de PYTHEOS ?
Nos routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles ont maintenant pour support PYTHEOS. Dans certaines usines, on a même mis en place des écrans avec un accès à PYTHEOS. On peut ainsi directement gérer la planification des projets.
Du côté de la centrale, nous avons des routines mensuelles au niveau du déploiement des standards. Nous avons défini une gouvernance très claire, avec toutes les roadmaps de déploiement, le partage des bonnes pratiques.
En productivité, toutes nos clôtures mensuelles se font en s’appuyant sur PYTHEOS.
Nous illustrons nos présentations avec des captures d’écran de l’outil pour avoir une vue des indicateurs. Nous avons aussi développé avec le support technique PYTHEOS des extractions qui sont directement insérées dans nos présentations.
Lors des comités de productivités réalisés au niveau du COMEX, nous générons les reportings avec PYTHEOS. Ils détaillent les niveaux de productivité des différents sites.
Nous utilisons donc PYTHEOS quotidiennement en support pour l’avancement des différents projets. Et mensuellement ou trimestriellement pour suivre les niveaux de productivité de nos sites et avoir une consolidation des données au niveau du groupe.
Nous avons même créé un club utilisateur PYTHEOS que nous réunissons tous les 3 ou 4 mois. J’anime cette communauté de Key Users pour leur permettre d’échanger sur leur expérience de l’outil et s’inspirer de l’utilisation de chacun.
Comment se passe vos échanges avec l’équipe PYTHEOS ?
PYTHEOS s’est rendu disponible, la communication est très bonne et l’équipe est dynamique !
Nous avons eu beaucoup de chance que PYTHEOS soit une structure assez jeune et agile.
Selon moi, si nous avions travaillé avec un « géant » il aurait été difficile d’adapter l’outil à notre besoin. PYTHEOS a su être à l’écoute afin de comprendre comment nous travaillons.
Ensemble, nous avons construit un modèle qui correspond à notre besoin et qui a aussi fait évoluer le modèle standard de PYTHEOS. Cette collaboration a fait à la fois grandir Bel et PYTHEOS !
C’est maintenant un outil reconnu chez Bel.
Au démarrage nous avions prévu d’utiliser l’outil pour les productivités usine mais il y a eu tellement d’engouement, cela simplifie tellement le travail des équipes, que l’on a petit à petit intégré les achats et le développement.
Quels sont vos nouveaux projets en lien avec PYTHEOS ?
Comme je vous disais en présentation, le groupe Bel s’investit dans le développement durable. Nous concentrons nos efforts afin de réduire notre impact environnemental.
Nous allons maintenant demander aux usines d’intégrer de nouveaux indicateurs dans PYTHEOS. Comme des indicateurs de tonnes de C02, d’économie d’énergie, et économie d’eau.
C’est notre dernier chantier en cours : les indicateurs environnementaux. J’y travaille depuis plusieurs mois maintenant et nous sommes sur le point de déployer. Cette mission est très importante pour moi et pour le groupe Bel.
Pour conclure, je peux dire que je suis fière d’avoir participé la co-construction et au déploiement de cet outil chez Bel. C’est un luxe d’avoir un outil qui répond totalement à notre besoin et aux pratiques habituelles des utilisateurs !
Vous souhaitez en savoir plus sur le pilotage de la performance industrielle au travers de PYTHEOS ? Contactez-nous !
