Un plan d’action digital ne sert pas uniquement à lister des actions et à associer chaque partie prenante dans sa réalisation. C’est aussi une excellente source pour disposer des éléments sur la préparation et le déroulé de vos réunions. Les données sont objectivées, priorisée. pour faciliter la prise de décision.
Pour cela, il est nécessaire de disposer de données consolidées par objectif, de visualiser les interconnexions entre objectifs globaux et plan d’action thématique (plan RSE, Schémas directeurs, Plan d’amélioration continue..) et pouvoir tracer ces données par site ou par service.
Il est également essentiel d’identifier facilement les évolutions depuis le dernier suivi (CODIR, COMEX, revue de processus..) , ainsi que de mesure le niveau de retard et de repérer les points bloquants ou les points de vigilance.
Pour répondre à ces besoins, PYTHEOS propose plusieurs outils visuels d’analyse qui permettent de changer de niveau de lecture selon le contexte : prendre de la hauteur sur l’ensemble d’un portefeuille d’actions, mesurer son évolution ou approfondir l’analyse d’un objectif.
Voici trois façons d’utiliser vos données de pilotage pour préparer et animer plus efficacement vos réunions.
1. Visualiser vos plans d’action avec une matrice
Lorsque les plans d’action se multiplient, il peut être difficile de comprendre rapidement comment les actions se répartissent entre les différents objectifs, secteurs ou orientations de l’organisation.
La matrice d’actions permet de prendre de la hauteur en croisant deux dimensions de votre pilotage.
Par exemple, vous pouvez croiser vos objectifs stratégiques avec votre feuille de route RSE afin de visualiser la manière dont les engagements RSE se déclinent dans votre stratégie.
D’autres croisements sont possibles :
- objectifs stratégiques × directions ;
- processus × secteurs ;
- enjeux × établissements ;
- orientations × programmes ;
- objectifs × engagements RSE.
Cette représentation permet de visualiser rapidement le volume d’actions, leur répartition et leur niveau d’avancement selon les différents croisements.
Un support pour préparer vos réunions de pilotage
La matrice peut servir de support lors d’un comité de direction, d’un comité de pilotage ou d’une revue de plan d’action.
Elle permet notamment de :
- repérer les dimensions peu couvertes par le plan d’action ;
- identifier les zones concentrant un grand nombre d’actions ;
- comparer l’avancement de différents ensembles d’actions ;
- mettre en évidence les sujets nécessitant une attention particulière ;
- partager une vision globale avec les participants avant d’entrer dans le détail.
La matrice peut également être réalisée à partir d’une date donnée, afin de conserver un état des lieux du portefeuille d’actions et de suivre son évolution dans le temps.
2. Comparer l’avancement pour mesurer les progrès
Lorsqu’une réunion de suivi revient régulièrement sur un même plan d’action, une question revient souvent : qu’est-ce qui a réellement évolué depuis la dernière réunion ?
Consulter uniquement l’état actuel des actions ne permet pas toujours de répondre facilement à cette question.
Le rapport d’activité de PYTHEOS permet de comparer l’avancement des actions entre deux dates.
Cette comparaison donne une lecture dynamique du plan d’action : elle permet de distinguer les actions qui ont progressé, celles dont la situation évolue peu et celles qui nécessitent une attention particulière.
Un outil pour objectiver les échanges
Cette comparaison entre deux périodes constitue un support particulièrement utile pour les points de suivi.
Elle permet de :
- mesurer les progrès réalisés depuis le précédent suivi ;
- identifier les actions qui avancent ou stagnent ;
- repérer les situations qui prennent du retard ;
- faciliter les échanges avec les pilotes et responsables d’actions ;
- préparer les sujets à aborder en comité de pilotage.
Plutôt que de repartir à chaque réunion de l’ensemble du plan d’action, vous disposez ainsi d’une lecture centrée sur les évolutions récentes.
La matrice d’actions peut également compléter cette analyse en permettant d’étudier l’état du portefeuille selon différentes dimensions et sur une période donnée.
3. Disposer d’un bilan complet avec un rapport de synthèse
Certaines réunions nécessitent une analyse plus approfondie : revue d’un objectif stratégique, suivi d’un enjeu, bilan d’un programme ou préparation d’une instance de gouvernance.
Le rapport sur l’axe de PYTHEOS rassemble dans un même document les principales informations nécessaires pour analyser l’état d’avancement d’un axe ou d’un ensemble d’axes.
Vous pouvez notamment retrouver :
- l’avancement des axes et sous-axes ;
- les actions et leur état d’avancement ;
- les indicateurs et leurs objectifs ;
- les budgets et moyens engagés ;
- le temps passé ;
- les notes et évaluations ;
- les projets associés ;
- les calendriers et une vue Gantt ;
- les éventuels retards
- Les points bloquants et pointsde vigilance.
Un bilan directement exploitable en réunion
L’intérêt d’un tel rapport est de disposer d’une vision consolidée d’un sujet de pilotage, sans devoir rechercher successivement les informations dans différents tableaux ou documents.
Il peut ainsi servir à préparer une revue de direction, un comité de pilotage ou un bilan périodique.
Les participants disposent d’une même base de discussion : les résultats, l’avancement, les moyens engagés et les actions à poursuivre sont réunis dans un même support.
Des niveaux de lecture complémentaires pour mieux piloter
Ces trois outils répondent à des besoins différents et peuvent être utilisés de manière complémentaire.
En combinant ces différentes lectures, les données de vos plans d’action deviennent de véritables supports d’animation et d’aide à la décision.
Vos réunions peuvent ainsi s’appuyer sur des informations structurées et actualisées, plutôt que sur une succession de tableaux Excel, de fichiers de suivi et de présentations préparées manuellement.
L’objectif : consacrer davantage de temps aux échanges et aux décisions, et moins de temps à rechercher et mettre en forme les informations.
