Interview TEREOS : piloter l’Amélioration Continue et intégrer de nouvelles méthodes managériales

TEREOS est un groupe coopératif, parti de Beghin-Say qui rassemble aujourd’hui 12 000 agriculteurs adhérents et dispose d’un savoir-faire reconnu dans la transformation de la betterave, de la canne à sucre, du blé, du maïs, de la pomme de terre, du manioc et de la luzerne.

Nous avons rencontré Ludovic SAUMONT, Responsable Amélioration Continue, qui nous parle des méthodes managériales mises en place sur le site de Lillebonne en s’appuyant sur PYTHEOS et nous explique comment cela a permis d’optimiser le pilotage de l’améliotation continue.

Table des matières

Pouvez-vous me présenter le site de TEREOS Lillebonne ?

Le site de Lillebonne est une amidonnerie, nous fabriquons entre autres du bio-éthanol, des protéines végétales et du sucre. Nous fabriquons des coproduits, toutes les parties du blé étant valorisées. Ce qui fait de notre usine zéro déchet.

Notre site compte 46 Hectares, nous avons 180 collaborateurs, mais aussi des prestataires de services.

Notre localisation est stratégique. Nous sommes en effet situés sur l’axe de la Seine, ce qui nous permet d’utiliser le transport fluvial.

Et présenter votre poste ?

Je travaille depuis 10 ans chez Tereos. J’ai commencé dans le service production. Puis j’ai souhaité diriger mes compétences vers l’Amélioration continue.

Désormais, je suis Responsable de l’Amélioration Continue sur le site de Lillebonne et également en charge des outils numériques et d’une partie de la communication.

J’ai de ce fait, une approche plutôt pragmatique, issue du terrain pour le terrain, peut-être moins théoricienne dans certains aspects.

Parmi mes responsabilités, je suis en charge de mettre en place les outils de pilotage de l’Amélioration Continue, dont le management visuel de la performance. C’est dans ce cadre que je travaille avec l’outil PYTHEOS, sur lequel on s’appuie pour le suivi de nos plans d’action.

Comment travaillez-vous avant PYTHEOS pour piloter l'amélioration continue ?

Session de travail 5S basée sur un écran tactile PYTHEOS - site TEREOS Lillebonne

...en termes d’ergonomie, un fichier Excel n’aura jamais la fluidité et la fonctionnalité que l’on retrouve chez PYTHEOS.

Avant nous fonctionnions comme beaucoup avec Excel. Mais les données n’étaient pas correctement partagées.

Évidement nous avons migré vers les outils collaboratifs de Microsoft Office mais pour autant ces outils ont de nombreuses limites.

Sur Excel par exemple, certaines macros donnent l’illusion d’être très fonctionnelles, mais chaque fichier tient spécifiquement à la personne qui l’a créé.

S’il y a la moindre anomalie dans la matrice, on aura besoin de cette personne pour le corriger. Clairement dans une organisation comme la nôtre, ce n’est pas envisageable !

Avez-vous essayé d'autres outils qu'Excel ?

Nous avons connu d’autres outils où nous étions obligés de faire des extraction Power BI pour remanier la donnée et pouvoir l’exploiter. Aujourd’hui, c’est trop chronophage. Ce n’est pas possible ! Nos agendas sont pleins, on ne peut pas perdre du temps à naviguer entre différentes interfaces.

On a essayé un outil métier avec des tentatives d’adaptation à nos besoins. Mais il y avait des limites, ce n’était pas robuste.

Et puis en termes d’ergonomie, un fichier Excel n’aura jamais la fluidité et la fonctionnalité que l’on retrouve chez PYTHEOS.

On a aussi testé Planner et Task, mais il y a des limites et surtout quand on a besoin d’aide il n’y a personne au bout du fil !

Ce dont on a véritablement besoin c’est que le management de l’outil soit directement dans l’outil.

L’utilisation de PYTHEOS nous a permis de faire évoluer notre méthode managériale.

Pouvez-vous nous dire ce que PYTHEOS vous a apporté dans le pilotage de l'amélioration continue?

L’utilisation de PYTHEOS nous a permis de faire évoluer notre méthode managériale.

Aujourd’hui dans nos vies personnelles, on utilise tout un tas d’applications où les interfaces sont épurées et simples d’utilisation.

C’est également ce que l’on recherche dans notre travail : avoir l’information tout de suite, avec un minimum de clics, que ce soit lisible et accessible au plus grand nombre.

Ce que l’on aime particulièrement avec PYTHEOS et que l’on ne peut pas faire avec Excel, c’est la gestion des droits.

PYTHEOS me permet d’attribuer des droits aux managers pour créer ou modifier des plans d’action, avoir une vision globale sur l’activité de leur périmètre, etc…

Les pilotes d’action vont quant à eux visualiser uniquement leurs actions. Cela permet à la fois de clarifier le travail de chacun mais aussi de conserver une certaine confidentialité si besoin.

Le pilote identifie ainsi simplement et rapidement ses actions, tâches et échéances.

C’est à la fois puissant et en même temps très simple.

Dans quel cadre utilisez-vous PYTHEOS ?

Nous gérons de nombreuses certifications, que ce soit pour vendre sur les marchés de la nutrition humaine, animale mais aussi les normes ISO liée au management de l’énergie, d’environnement et aussi l’ISO sécurité.

Toutes ces certifications ont un point commun : elles demandent à démontrer une boucle d’amélioration continue.

Et une des solutions pour démontrer cette boucle d’amélioration continue, c’est PYTHEOS !

Dans PYTHEOS, on retrouve très facilement tous nos plans d’action, dont les plans d’action de résolution de problème (RDP), les dérives et les actions correctives à mettre en place. On visualise aussi clairement les pilotes, les intervalles de temps, niveaux d’avancement et enfin l’efficacité de chaque action.

Autre exemple de notre utilisation de PYTHEOS dans le cadre de notre prochain audit de re-certification début juin :

Nous allons mobiliser nos équipes pour réaliser en pré-audit une revue plus poussée de nos actions en cours.

Nous réalisons également avec PYTHEOS nos points de calage et de résolution de problèmes, tous nos projets 5S sont d’ailleurs intégrés dans PYTHEOS.

Nous rassemblons ainsi les différents services sur PYTHEOS sur ce sujet : production, qualité, sécurité, amélioration continue.

Chacun sur un plan d’action identique, partagé par tous, va apporter son regard métier pour analyser les actions.

L’information est centralisée et partagée, plus besoin de chercher dans des fichiers dont je n’ai même pas forcément connaissance !

Ce travail nous permet d’aborder notre audit en étant plus sereins.

Quand vous montrez qu’il y a du management et que vous êtes en contrôle, cela rassure tout le monde, aussi bien les équipes internes que les pouvoirs publics.

Nous réalisons également avec PYTHEOS nos points de calage et de résolution de problèmes, tous nos projets 5S sont d’ailleurs intégrés dans PYTHEOS.

Lors de nos comités QSE nous faisons la revue des plans d’action PYTHEOS, nous intégrons des éléments de l’outil dans nos présentations.

Nous faisons également tous nos comités de pilotage avec PYTHEOS.

Comment PYTHEOS contribue à l’animation de vos réunions ?

Depuis l’écran tactile, l’animateur de la réunion fait la revue des actions dans PYTHEOS, et met à jour les avancements.

Sur une usine comme la nôtre qui fait 46 hectares, il faut déjà réussir à rassembler les équipes. Le numérique doit accompagner mais nous pensons qu’il est important de se réunir dans une même salle, de conserver le contact humain plutôt que de travailler majoritairement à distance.

Nous avons 2 salles équipées d’un écran tactile qui permettent à chaque service de se réunir.

Dans l’ensemble, ces réunions durent entre 30 minutes et 1 heure et sont à mon sens très efficaces.

Lors de ces réunions, on ne s’assoit pas. Les collaborateurs sont rassemblés autour de tables hautes, cela favorise le dynamisme et l’interactivité.

Depuis l’écran tactile, l’animateur de la réunion fait la revue des actions dans PYTHEOS, et met à jour les avancements. L’interface ergonomique de PYTHEOS se prête très bien à cet usage sur écran tactile.

Une seconde personne, munie d’un clavier sans fil, va pouvoir apporter des détails au fil de la réunion et intégrer des informations en complément de celles notées au préalable par le pilote.

Naviguer dans PYTHEOS apporte du dynamisme à nos réunions, par exemple cela permet à l’animateur d’inviter un pilote à prendre la parole pour présenter son action, on échange ainsi plus facilement, c’est interactif et plus agréable que lorsqu’on balayait un fichier Excel !

Les services de production vont par exemple venir de façon journalière dans ces salles.

Si besoin ils vont pouvoir consulter PYTHEOS pour contrôler les avancements, faire le point sur les pilotes d’action, les avancements de chacun…

Et de la même façon, les services Qualité, Sécurité ou Amélioration Continue vont faire des revues hebdomadaires ou mensuelles.

Exemple d'utilisation de PYTHEOS en tactile

Comment améliorez-vous l’utilisation de PYTHEOS ?

PYTHEOS est suffisamment souple pour qu’on l’on n’ait pas eu besoin de s’adapter à outrance.

Nous perfectionnons constamment nos process. Certains besoins peuvent ressortir à la suite d’audits.

Lorsqu’on a voulu évoluer dans notre utilisation de PYTHEOS afin de développer une nouvelle méthode managériale, nous avons décidé avec le responsable QHSE de faire une nouvelle formation. Nous avons ainsi pu bénéficier des conseils de l’équipe PYTHEOS et réfléchir ensemble à la construction de notre nouveau modèle afin de le simplifier et redéfinir nos objectifs.

Nous apprécions les échanges avec l’équipe PYTHEOS. Si nous rencontrons une limite dans notre utilisation au niveau de notre management, nous pouvons travailler ensemble pour faire évoluer notre utilisation de l’outil ou l’outil lui-même.

Par exemple, lors d’un précédent audit, il nous a été demandé d’ajouter la notion de priorisation des actions. L’équipe PYTHEOS nous a alors aidé à intégrer la fonctionnalité correspondante.

Nous avons également demandé la mise en place d’un « timer » pour juger l’efficacité d’une action. Désormais, 3 mois après la création d’une action, nous devons évaluer son efficacité.

PYTHEOS est suffisamment souple pour qu’on l’on n’ait pas eu besoin de s’adapter à outrance.

Comment les utilisateurs se sont appropriés l’outil ?

lorsqu’on utilise bien PYTHEOS les données sont rassemblées et partagées, on peut voir tout le travail accompli et pas uniquement ce qu’il reste à faire !

Il a bien entendu fallu de l’accompagnement pour embarquer les gens. On leur a appris que plus ils allaient dans l’outil, plus PYTHEOS les encourageait à avancer. C’est plus agréable de mettre ses avancements à jour pour voir les progrès que l’on a fait. Aujourd’hui, les collaborateurs ont pris confiance dans PYTHEOS.

Sur notre site, je souhaite d’ici la fin d’année descendre d’un niveau d’utilisation de l‘outil afin que tous les salariés aient un accès à PYTHEOS et soient autonomes pour suivre leurs tâches.

Nous sommes une usine à feu continue, on tourne 24h/24, 7 j/7, 365 jours par an.

Cela signifie qu’on ne voit pas certains de nos collaborateurs. Nous devons donc amener nos équipes à être plus autonomes et l’utilisation de PYTHEOS est un élément clé.

Mon objectif est de former uniquement mes Key Users, afin d’avoir dans chaque service des personnes qui vont apporter un regard plus appuyé et diffuser la rigueur en dessous.

L’objectif étant ainsi de conforter nos collaborateurs dans l’adhésion de l’outil est les amener à plus d’autonomie. Car lorsqu’on utilise bien PYTHEOS les données sont rassemblées et partagées, on peut voir tout le travail accompli et pas uniquement ce qu’il reste à faire !

J’incite les utilisateurs à intégrer tous leurs plans d’action même s’ils estiment en avoir déjà beaucoup dans PYTHEOS afin que nous, nous soyons alertés sur des plans de charge trop importants et pour ne pas demander l’impossible. On doit se concentrer sur nos priorités et alléger sur les sujets annexes.

Et j’ai désormais des managers qui se servent de PYTHEOS dans leur management personnel en dehors des grandes thématiques

Les objectifs pour la suite ?

PYTHEOS est amené à être de plus en plus déployé dans nos usines à travers le monde.

J’ai l’occasion d’en faire la présentation dans nos forums internes pour diffuser les bonnes pratiques.

Je considère PYTHEOS comme un partenaire !

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