Retour d’expérience du responsable qualité d’un établissement public : comment PYTHEOS permet de piloter la stratégie d’établissement, coordonner les schémas directeurs et assurer la cohérence des projets.
Pouvez-vous nous expliquer dans quel contexte évolue votre établissement et quels sont vos besoins spécifiques en matière de pilotage stratégique ?
Dans notre secteur, nous dépendons de plusieurs cadres : le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, d’organismes évaluateurs, mais aussi notre propre stratégie interne.
Nous déployons ainsi de nombreux plans et engagements : projet d’établissement, schémas directeurs DD-RSE, Handicap, égalité des chances, labels, contrats de site, etc.
Tout cela génère de nombreux plans d’action, portés par des pilotes différents.
En 2020 nous avons adopté une nouvelle stratégie qui englobe toutes les dimensions de l’établissement, avec la volonté que nos actions soient accessibles à tout le personnel, de manière transparente et collaborative.
Qu’est-ce qui vous a conduit à rechercher une solution web pour structurer et suivre l’ensemble de vos plans d’action et de vos démarches stratégiques ?
Notre nouvelle stratégie implique de pouvoir suivre l’avancement des actions à l’échelle de l’ensemble de l’établissement. Étant un établissement avec des nombreuses activités et une diversité de projets, chaque responsable pilote son propre périmètre, sans forcément disposer d’une vision d’ensemble.
Avant PYTHEOS, les pilotes de domaine suivaient leurs actions à l’aide d’un fichier Excel ou d’outils disparates.
Nous souhaitions également offrir à la gouvernance une vision globale de l’ensemble des projets, notamment en matière de répartition des ressources. En tant qu’établissement public aux moyens limités, nous devons en permanence hiérarchiser nos projets.
Comment avez-vous intégré PYTHEOS dans votre organisation et de quelle manière l’outil est-il utilisé par vos équipes et par la direction ?
Nous avons facilement formé tous nos pilotes, l’outil est intuitif et rapide à prendre en main. Le pilotage opérationnel dans PYTHEOS a démarré début 2022. Aujourd’hui nous comptons près de 150 utilisateurs.
Notre stratégie d’établissement est entièrement pilotée dans PYTHEOS.
Nous utilisons le système de dimensions et d’axes pour structurer l’ensemble de nos projets.
L’un des atouts majeurs de l’outil est la possibilité de rattacher une même action à la fois au schéma directeur et à la stratégie d’établissement. Cela évite les doublons !
Nous avons choisi d’utiliser PYTHEOS principalement comme solution de reporting, en cohérence avec notre approche volontairement macro du pilotage.
Les pilotes mettent à jour l’avancement de leurs actions chaque trimestre pour les projets de long terme. Et plus fréquemment pour les projets de courte durée.
Durant l’année, la gouvernance de l’établissement consacre des temps pour évaluer l’avancement global de la stratégie et prioriser certains projets.
Ces temps de travail sont préparés à partir d’extractions de de PYTHEOS, ce qui permet à la direction de s’appuyer sur des données fiables et consolidées pour mener son analyse.
Quels bénéfices PYTHEOS apporte-t-il concrètement à votre établissement, aussi bien pour le pilotage stratégique que pour la coordination interne ?
L’un des points les plus positifs pour nous est la capacité de PYTHEOS à donner une cohérence d’ensemble à un large volume de projets, parfois dispersés. L’outil nous aide à éviter les doublons et à rattacher chaque projet à des objectifs clairs.
Il nous permet aussi d’expliquer aux personnels comment le projet auquel ils contribuent s’inscrit dans les grands enjeux de l’école.
Nous avons d’ailleurs co-développé avec PYTHEOS une page web interne, permettant à tous les personnels de consulter l’avancement des projets pilotés par notre structure. Cela répond pleinement à notre objectif de renforcer la transparence et de mieux partager l’information.
PYTHEOS nous offre également une vue d’ensemble qui facilite les arbitrages et la prise de décision.
Quels sont les prochaines évolutions ou projets ?
La nouvelle version de notre stratégie sera prochainement soumise au vote du conseil d’administration.
Cela nécessitera une évolution de la structure actuellement déployée dans PYTHEOS.
De nouveaux projets seront intégrés, d’autres supprimés ou remplacés. Nous sommes donc actuellement dans une phase de nettoyage et de reconfiguration.
Une fois cette étape terminée, nous organiserons des sessions de formation pour accompagner les utilisateurs dans les nouvelles pratiques.
Quelles bonnes pratiques avez-vous mises en place pour optimiser votre utilisation de PYTHEOS et comment enrichir vos méthodes de pilotage ?
Nous avons constitué un groupe d’échanges avec d’autres établissements de l’enseignement supérieur utilisant PYTHEOS.
L’objectif est de partager les bonnes pratiques. Nous nous réunissons 2 à 3 fois par an, et chacun présente sa manière d’utiliser l’outil.
Cela permet de comparer les approches. Par exemple, de notre côté, nous avons choisi de déléguer la mise à jour des avancements aux pilotes des actions, alors que certaines universités réservent l’utilisation de PYTHEOS à un cercle plus restreint. Ces échanges sont particulièrement enrichissants.
