Meldomys est un acteur majeur du logement social en Maine et Loire, gérant la construction et la gestion de logements tout en intégrant des démarches RSE.
Pour structurer et suivre ses actions stratégiques et RSE à travers ses différentes directions, Meldomys a choisi depuis 2024 le logiciel de pilotage stratégique PYTHEOS.
Dans ce retour d’expérience, Marjorie Rey, Directrice Stratégie et Communication, et Théo Fournier, Chargé de mission Qualité et Gestion des risques, expliquent comment l’outil a été déployé et intégré dans les pratiques quotidiennes de l’entreprise.
« Au-delà du suivi, PYTHEOS un véritable outil d’animation de nos réunions »
Pouvez-vous vous présenter et expliquer votre rôle au sein de votre organisation ?
Marjorie Rey (MR) – Directrice Stratégie et Communication
Je suis directrice stratégie et communication. Ma direction couvre deux grandes activités : la communication interne et externe, et le déploiement des démarches d’amélioration continue. Cela comprend notamment l’animation du plan stratégique, le suivi de son avancement, la démarche processus avec l’animation de la communauté des pilotes, le système de contrôle interne et la démarche RSE, dans laquelle nous sommes engagés depuis 2021 avec une labellisation ISO 26000 via le label LUCIE.
Théo Fournier (TF) – Chargé de mission Qualité et Gestion des risques
De mon côté, j’anime principalement la démarche processus et je contribue, avec Marjorie, au suivi du plan stratégique. J’interviens également sur la RSE et plus largement sur l’animation des démarches d’amélioration continue. C’est dans ce cadre que nous utilisons PYTHEOS au quotidien.
Quel était votre besoin initial et pourquoi avoir recherché un outil comme PYTHEOS ?
(MR)
Au départ, le besoin est né avec notre démarche RSE. Lors du premier cycle de labellisation, nous avions 49 engagements, déclinés en 150 actions à réaliser sur 3 ans.
Nous utilisions l’outil Planner de Microsoft Teams pour le suivi, mais nous avons très vite constaté ses limites : les utilisateurs pouvaient modifier ou supprimer des tâches, l’avancement était difficile à reconstituer et l’outil n’était pas adapté à un pilotage structuré.
Un ancien collègue, aujourd’hui dans une autre structure, nous a parlé de PYTHEOS et nous a expliqué que l’outil pourrait vraiment faciliter le suivi et le pilotage de nos actions. Le sujet a mûri un temps, puis, avec notre directeur numérique et logistique, nous avons décidé de le tester.
Après la phase de prise en main, nous avons rapidement constaté que PYTHEOS répondait pleinement à nos attentes : un suivi fiable, lisible, et accessible facilement à tous les acteurs impliqués.
« PYTHEOS est devenu un outil indispensable, qui soutient réellement le pilotage et le suivi de notre plan stratégique »
Comment utilisez-vous PYTHEOS aujourd’hui dans votre organisation ?
(MR)
PYTHEOS est l’outil central de suivi de nos actions stratégiques. Nous l’utilisons pour le plan stratégique, pour les actions RSE liées aux 24 engagements du label LUCIE 26000, mais aussi pour d’autres actions transverses qui ne sont pas forcément valorisées dans le cadre du label.
Chaque direction dispose de ses propres axes, ce qui permet d’y rattacher ses actions spécifiques et de garder une vision claire de ses priorités.
« L’outil favorise aussi les échanges entre directions »
Comment s’est déroulé le déploiement de PYTHEOS et l’accompagnement des utilisateurs ?
(MR)
L’outil est en place depuis 2024 et le déploiement a été progressif. Nous l’avons d’abord testé sur un périmètre restreint, puis présenté au comité de direction pour validation.
Nous l’avons ensuite étendu aux membres du CODIR, puis au CODEX, pour atteindre aujourd’hui une quarantaine d’utilisateurs.
(TF)
Nous avons accompagné les utilisateurs dans la prise en main, en nous adaptant selon les profils et leur aisance avec les outils numériques.
En complément, les équipes s’appuient sur les ressources proposées par PYTHEOS, notamment les webinaires, qui sont relayés en interne lorsque les thématiques sont pertinentes pour nos managers et directeurs.
Au début, nous faisions un point mensuel avec chaque directeur. Nous pouvions également les accompagner dans la structuration de leur feuille de route dans l’outil. Mais aujourd’hui les directeurs sont autonomes dans leur utilisation. Seules quelques personnes bénéficient encore d’un accompagnement ponctuel si nécessaire.
(MR)
Cet accompagnement progressif, combiné à une utilisation régulière de l’outil en réunion, a facilité son appropriation et son intégration durable dans les pratiques de pilotage.
« J’anime ces réunions directement depuis PYTHEOS, en utilisant l’outil comme support »
Comment PYTHEOS s’intègre-t-il dans vos réunions et votre gouvernance ?
(MR)
Au-delà du suivi, PYTHEOS est un véritable outil d’animation de nos réunions.
Les directeurs s’en servent pour piloter leurs feuilles de route, suivre leurs plans d’actions et partager une vision claire de l’avancement avec leurs équipes.
Tous les deux mois, nous organisons également un comité de direction dédié au plan stratégique. J’anime ces réunions directement depuis PYTHEOS, en utilisant l’outil comme support : états d’avancement des actions, vision globale par axe, par direction et par année, GANTT, graphiques de progression, etc.
Le directeur général suit également L’état d’avancement des actions grâce aux données reprises dans le tableau de bord mensuel.
Le fait que PYTHEOS soit utilisé en réunion a eu un réel impact, les directeurs ont pris l’habitude de mettre à jour leurs actions en amont, car tout est visible et discuté pendant la réunion, les données doivent donc impérativement être à jour.
Au début, ce n’était pas un réflexe pour tous, mais en quelques mois, la mise à jour est devenue automatique.
Aujourd’hui, PYTHEOS est clairement l’outil de référence pour animer le plan stratégique, mais aussi les réunions d’équipe des directeurs. Il permet de partager une vision claire des actions, de leur avancement et des contributions attendues, tout en facilitant la coordination entre directions.
« Le premier bénéfice, c’est la vision consolidée : Tout est centralisé, ce qui évite les doublons et permet de mieux coordonner les actions »
Quelles sont les principales fonctionnalités de PYTHEOS que vous utilisez au quotidien pour le pilotage stratégique et RSE ?
(TF)
Toutes nos actions sont découpées en tâches, ce qui permet de suivre précisément les avancées de chacun. Les actions peuvent être associées à des livrables, des notes ou d’autres informations utiles, constituant une vraie base de connaissances pour nos équipes.
Parmi les fonctionnalités que nous utilisons le plus, il y a l’attribution de chaque tâche à une personne spécifique et son association à un indicateur.
Nous utilisons également la liaison d’actions, qui permet de connecter des actions entre elles pour suivre des dépendances logiques. Par exemple, le déploiement d’un nouveau SIRH peut déclencher automatiquement des actions de sensibilisation auprès des managers, cette fonctionnalité facilite la planification et l’anticipation.
Quels bénéfices concrets observez-vous au quotidien ?
(TF)
Le premier bénéfice, c’est la vision consolidée : tout est centralisé, ce qui évite les doublons et permet de mieux coordonner les actions.
PYTHEOS permet aussi de visualiser le plan de charge réel. Quand on cumule plan stratégique, RSE et démarche processus, on peut rapidement voir si une direction est sur-sollicitée. Cela aide à construire des feuilles de route réalistes et à mieux arbitrer.
(MR)
L’outil favorise aussi les échanges entre directions. Chacun peut voir ce que font les autres, identifier les interdépendances et se coordonner dans le temps.
« Grâce à l’impulsion du top management, PYTHEOS fonctionne pleinement et s’inscrit durablement dans les pratiques de pilotage »
Selon vous, qu’est-ce qui permet de réussir un déploiement comme celui de PYTHEOS ? Y a-t-il une “recette magique” ?
(TF)
Pour qu’un outil fonctionne, il ne suffit pas de le mettre à disposition, il faut une organisation solide et un suivi régulier. Nous avons consacré du temps à accompagner les équipes au quotidien, organiser des démo et construire progressivement la méthode d’utilisation pour enfin diffuser les bonnes pratiques.
Ce travail était indispensable pour réussir le déploiement et garantir que l’outil devienne un réflexe dans le quotidien des directeurs et managers.
Le succès dépend autant de l’outil que de l’animation et de l’accompagnement humain. La valeur ajoutée se fait dans le temps et notre investissement a porté ses fruits
Aujourd’hui, les équipes sont autonomes, les actions sont suivies correctement et les réunions sont animées efficacement grâce aux données de PYTHEOS.
(MR)
L’implication du directeur général a aussi été déterminante.
Cette posture crée une dynamique forte. Grâce à l’impulsion du top management, PYTHEOS fonctionne pleinement et s’inscrit durablement dans les pratiques de pilotage.
Aujourd’hui, les retours sont très clairs et tout le monde s’accorde à dire que PYTHEOS est devenu un outil indispensable, qui soutient réellement le pilotage et le suivi de notre plan stratégique.
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