Lors d’échanges en réunion, chacun évoque la mise en place d’un nouveau plan d’action avec le suivi d’indicateurs.
Toutefois, lorsque l’on creuse le sujet, on se rend compte que chacun a sa vision du plan d’action, et encore plus des indicateurs !
Aussi, pour optimiser son pilotage, il nous a semblé pertinent d’établir les bases et les modalités de suivi d’un plan d’action
L’objectif du plan d’action
Tout service au sein des entreprises comme des organismes publics ou des associations cherche régulièrement à redéfinir ses ambitions et à choisir ou modifier sa trajectoire pour les atteindre.
Ces ambitions sont de natures distinctes :
Organisationnelle
Structurelle
- Commerciale
- Marketing
- Financier
- RH
- Communication
Mais aussi transversales :
- Enjeux Qualité, conformité
- Enjeux liés à des missions sociétales, environnementales, normes juridiques
Le plan d’action est toujours ancré dans une période et par rapport à un environnement spécifique. Il peut s’agir d’une période de transformation, d’évolution, de prise en compte de nouveaux contextes.
Les bénéfices de l’élaboration de plan d’action
Pour atteindre avec succès ses objectifs, il est important décrire et poser ses idées. Un plan d’action permettra réellement d’avancer plus vite.
Le plan d’action peut être le moteur pour dynamiser l’équipe, la motiver sur des succès collectifs. Il va vous permettre de vous projeter sur du long terme, d’anticiper les besoins et de maitriser les coûts.
Comment construire un plan d’action optimal
Il est nécessaire de suivre les étapes suivantes dans la construction d’un plan d’action
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Etape 1 : la réflexion sur les enjeux
En équipe de pilotage ou instance de direction, avec un papier et un stylo, il faut appréhender et identifier clairement les objectifs à atteindre.
Plusieurs réunions seront nécessaires avant d’avoir une vision claire et partagée
Etape 2 : Lever les aléas liés au contexte
Les contours du contexte sont également à prendre en compte. Il faudra :
- Etablir les priorités
- Mesurer les risques pour anticiper les problèmes
- Définir la confidentialité des actions
- Vérifier le niveau de compliance
Etape 3 : Les composantes du plan d’action
- Définir l’objectif et les missions, partie structurante du plan d’action
- Rédiger la liste des actions à entreprendre pour atteindre l’objectif
- Apporter du détail dans le descriptif des actions
- Identifier le responsable ou pilote du plan d’action
- Définir les parties prenantes
- Définir les ressources : le budget alloué et les moyens de financement, le temps attribué, le matériel
Pour viser la réussite, il est primordial de travailler collectif ! L’ensemble des décisions doivent être prises de manière collégiale pour que tout le monde adhère aux décisions. Car par la suite, c’est chacun individuellement qui se retrouvera devant sa feuille de route
Etape 4 : La définition des objectifs
Toujours en équipe, pour chaque action à réaliser, il sera intéressant d’identifier l’indicateur SMART.
Un objectif reconnu comme atteignable comprenant des paliers. Daté et mesuré, l’indicateur clé de succès ou KPI sera mesuré et daté.
Les objectifs pourront également s’appuyer sur des grilles d’évaluation avec une possibilité de notation.
Etape 5 : Découpage & Planification
La gestion du calendrier est une partie incontournable du plan d’action.
Pour optimiser le suivi, il est nécessaire d’évaluer pour chaque étape le temps nécessaire à la réalisation et le positionnement des jalons.
Selon la complexité des actions, il sera utile de décomposer l’action en tâches et d’affecter des référents ou des superviseurs.
Lorsque tout est construit et que les attributions ont été transmises, le plan d’action sera mis en œuvre avec plus d’efficience. Moins de retard, plus de coordination et une visibilité partagée entre les parties prenantes sur les réalisations de chacun.
Etape 6 : Le suivi
- Il s’agira de savoir quand l’action a été réalisée
- Vous pouvez réajuster lors des différents jalons selon des éléments externes ou internes modifiés depuis la définition du plan d’action.
- Il sera important de clore les actions au fur et à mesure. En effet, il n’est rien de plus frustrant d’avoir l’impression que rien n’avance. Que le tonneau ne désemplît pas !
Etape 7 : L’évaluation
Grace aux indicateurs définis en amont ou aux grilles d’évaluation, on pourra faire un bilan autant sur l’avancement, que sur la portée des actions.
Ces évaluations pourront être effectuées autant par le pilote dans un management souple et collectif, que par un tiers pour avoir une vision neutre.
Les facteurs clés du succès
Tout ce que nous venons de définir est la base indispensable. Toutefois le succès ne sera au rendez-vous que si certaines conditions sont réunies.
Avant toute chose, un chef d’orchestre doit être trouvé. Volontaire, ambitieux et manager, il sera là pour donner de la dynamique au projet. Garant des bonnes pratiques, il veillera à ce que toutes les parties prenantes s’engagent et se mobilisent. Il sera présent pour accompagner cette conduite du changement.
Du temps doit lui être accordé pour réaliser correctement sa mission. Selon le type de plan d’action, il sera membre du CODIR, du comité Stratégique ou bien Responsable Qualité ou responsable de processus.
En corollaire de ce besoin, c’est l’ensemble de l’équipe dirigeante qui s’impliquera dans le projet et montrera l’exemple en respectant les étapes mises en place.
Les outils à mettre en place
Etape 7 : L’évaluation
Encore bien souvent, les plans d’action sont réalisés sous forme de tableau Excel avec des multiples colonnes. En première approche, l’utilisation semble simple et pragmatique.
Mais c’est sans compter les travers des multiples possibilités offertes par Excel. En effet, les cellules permettent de renseigner tout type de format. Parfait !
Sauf … Les « sauf » sont nombreux !
Si l’on n’est pas Expert Excel, on peut s’attendre aux contournements qui amènent les :
- Sauf si l’on attend une date d’échéance quand le pilote rentre un mois.
- Sauf lorsque l’on attend une action et que c’est d’un objectif dont on parle.
- Sauf si on souhaite identifier une personne et que l’on retrouve plusieurs noms à la place
- Sauf si on veut une valeur (au sens « métrique » ) et que l’on a un « presque »
- Sauf si on veut un niveau de réalisation et que l’on obtient un « bientôt » !
L’autre limite de l’Excel : la limite du partage
Certes, sous MS 365, les fichiers s’ouvrent en ligne et par tous.
Mais comment savoir :
- Qui a vraiment réalisé l’action ?
- Quand chaque information a été mise à jour ?
- Quel livrable fait foi ?
Quid de la multiplicité des fichiers Excel
Bien souvent, un plan d’action = un fichier Excel. Il va falloir ouvrir les fichiers les uns après les autres.
Et au-delà de cet aspect, une même action pouvant répondre à plusieurs enjeux, l’action se retrouvera dans plusieurs fichiers avec dans le meilleur cas, une redondance des données ; dans le pire, des évaluations différentes.
Quid de l’historique ?
Comment conserver dans Excel le suivi des réalisations et des avancements ?
Une approche Tableau limité
Et toujours si l’on n’est pas Expert, difficile de bénéficier de vues d’ensemble de ses plans d’action, notamment la vue GANTT
Privilégier une solution digitale collaborative
Plusieurs outils de gestion de projet proposent désormais de gérer ses plans d’action en ligne. Ils offrent la plupart du temps des déclinaisons en actions avec affectations et dead-line.
Plusieurs vues, Tableaux ou GANTT sont également disponibles.
Avec PYTHEOS, vous découvrirez une solution pensée du début à la fin pour le pilotage des plans d’action.
Par une démarche structurante, vous commencerez par penser vos objectifs, poser vos indicateurs. Viendra ensuite le temps de la rédaction des actions, la définition des échéances, l’affectation aux responsables.
Toujours liée aux objectifs, une seule action vous permettra de poursuivre plusieurs enjeux. La facilité d’utilisation vous permettra d’embarquer vos équipes. Chacun verra ses bénéfices personnels et sera enclin à renseigner ses avancements et ses réalisations.
En réunion, vous travaillerez directement dans l’outil et gagnerez ainsi en temps de rédaction et de comptes-rendus. Selon vos besoins, vous choisirez la vue appropriée Gantt, Listes, Fiche-Action..
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