Handy’Up, groupe associatif incluant l’Adapei de Haute-Saône, déploie la solution PYTHEOS au sein de l’ensemble de ses 17 établissements.
Sabine Mathias, Responsable Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement (QHSE), assure l’administration de PYTHEOS, en collaboration avec la Directrice de l’Amélioration Continue du Groupe.
Dans cet entretien, elle explique nous comment l’outil a été structuré afin de répondre aux exigences de la Haute Autorité de Santé (HAS) et de garantir le suivi transversal des plans d’action de l’association.
Pourquoi avoir choisi de centraliser la gestion de vos plans d’action dans PYTHEOS ?
Au départ, il y avait un véritable défi de cohérence. Avec 17 établissements aux activités très variées – des ESAT aux pôles enfance en passant par les services d’inclusion – nous avions besoin d’une vision consolidée. Avant, les informations étaient éparpillées. Notre objectif premier avec PYTHEOS a été de compiler l’avancement de nos plans d’action stratégiques.
Nous avons d’abord utilisé l’outil pour piloter notre stratégie 2020-2024. Aujourd’hui, nous capitalisons sur cette expérience pour préparer le nouveau cycle : nous menons un travail de fond pour intégrer notre nouvelle stratégie 2026-2030. Il nous fallait un outil capable de nous donner cette vision globale sur le long terme tout en respectant l’autonomie de chaque site. Cela nous permet de répondre avec précision aux attentes des financeurs et aux exigences de la HAS, sans avoir à courir après les données dans des fichiers Excel disparates.
Vous gérez une structure complexe. Comment avez-vous structuré le logiciel pour qu’il soit efficace ?
Nous avons mis en place une arborescence selon trois axes principaux pour croiser les données. Le premier est l’axe « Origine » qui regroupe nos grands chantiers : la stratégie, les évaluations HAS, la démarche QVCT (Qualité de Vie et des Conditions au Travail) et l’amélioration continue. C’est ici que nous suivons par exemple le PAPRIPACT, notre programme annuel de prévention des risques professionnels suite à la mise à jour de nos documents uniques.
Le second axe est structuré par « Processus », ce qui est crucial pour nos établissements certifiés ISO 9001. Cela permet de ressortir les actions par processus : ce qui concerne la direction, la maintenance, ou l’accompagnement des personnes en situation de handicap. Enfin, le troisième axe Secteur. Nous avons découpé le groupe en quatre grands secteurs (Résidence, Pro, Enfance, Vie sociale) au sein desquels on retrouve chaque établissement. Cette structure permet de descendre très finement dans l’analyse : je peux croiser l’avancement de la stratégie globale avec un établissement en particulier, comme une blanchisserie ou un un foyer d’hébergement.
Quelle méthode avez-vous déployée pour accompagner l’appropriation de l’outil par les équipes et pérenniser son utilisation ?
Actuellement, nous avons environ une centaine d’utilisateurs actifs, incluant les directions, les référents QHSE et certains chefs de service ou d’atelier. Pour chaque nouvel utilisateur identifié, je crée un compte et j’organise systématiquement une session de formation d’une heure en visio. Je projette la base de données et nous faisons les manipulations ensemble.
L’idée est de leur expliquer l’arborescence, comment créer des actions s’ils en ont le droit, mais surtout comment faire avancer leurs actions et mettre à jour leurs données.
Je leur précise toujours que je reste à disposition pour refaire des manipulations en direct si besoin. L’enjeu est qu’ils sachent où aller chercher l’information et comment renseigner l’avancement pour que les données du groupe restent fiables.
Concrètement, comment PYTHEOS accompagne-t-il vos réunions de travail ?
PYTHEOS intervient avant et après nos temps d’échange. Avant une réunion, l’outil nous sert à faire le suivi : on regarde si une action a avancé, quel est son pourcentage de réalisation, et quelles sont les difficultés rencontrées. Pour cela, j’extrais les données d’avancement, le nombre d’actions en retard ou en cours, et j’intègre souvent des captures d’écran des ou la liste des actions de PYTHEOS dans mes supports PowerPoint.
Une fois la réunion terminée, nous utilisons la plateforme pour injecter les nouveaux plans d’action décidés en séance. Cela permet de maintenir un cœur d’information unique et centralisé. Même pour des instances qui n’ont pas accès à la base, comme le CSSCT, j’extrais les axes qui les concernent pour leur partager un bilan (par exemple le bilan du PAPRIPACT). L’outil garantit ainsi la traçabilité de tout ce qui est entrepris au sein du groupe.
Quelles sont les prochaines étapes pour l’utilisation de PYTHEOS chez Handy Up ?
Notre actualité immédiate est le basculement vers la nouvelle stratégie associative 2026-2030. C’est un travail de fond qui consiste à voir comment mettre à jour l’outil pour intégrer ces nouvelles actions. Nous réfléchissons notamment à l’organisation de la saisie : déterminer si nous optons pour une intégration unique au niveau du siège ou si chaque établissement se chargera de saisir ses propres actions. L’enjeu est de trouver le bon niveau de découpage pour que l’avancement de chaque site soit clairement identifiable.
Parmi les outils pertinents présentés lors des Masterclasses organisées par PYTHEOS, il y a aussi des fonctionnalités que nous n’exploitons pas encore totalement, comme la recherche avancée. L’objectif est de monter en compétence sur ces outils pour ne plus avoir à chercher les informations « à la main », mais de croiser les critères plus rapidement. Cela nous permettra de gagner encore en fluidité dans le pilotage et de continuer à affiner nos indicateurs de suivi pour les années à venir.
