Découvrez le témoignage de notre client, Responsable Qualité Santé, qui utilise PYTHEOS depuis 2017, d’abord au sein de l’Hôpital Privé Jean Mermoz, puis de la Clinique Iris, avec au total 98 utilisateurs.
Ce retour d’expérience présente l’utilisation d’un logiciel de pilotage de la qualité en santé pour structurer le programme qualité, assurer le suivi des actions et faciliter la collaboration entre les professionnels d’un établissement de santé.
En tant que pilote du système qualité, quelle était votre organisation avant PYTHEOS ? Quels outils utilisiez-vous ? Comment communiquiez-vous avec vos équipes ?
Avant PYTHEOS, nous utilisions un fichier Excel qui regroupait l’ensemble de nos actions. Ce fichier était partagé sur nos serveurs. Chaque professionnel disposait d’un accès pour le modifier ou le compléter.
Pour assurer une mise à jour régulière de ce fichier, nous procédions à des relances manuelles par mail auprès de chaque pilote ou programmions des réunions pour faire le point sur l’avancement des actions.
« L’objectif était donc de poursuivre le suivi de l’avancement, mais avec le nouvel outil. »
Quel a été l’élément déclencheur qui vous a décidé à rechercher un logiciel de pilotage ?
Tous les utilisateurs identifiés avaient la possibilité de modifier ce fichier Excel. Cela ne nous permettait pas d’avoir de visibilité sur l’historique des modifications.
En tant que Responsable Qualité Santé, je procédais à une mise à jour régulière du fichier lors de points de travail. Je faisais ce travail, d’une part, avec les pilotes concernés par les actions et, d’autre part, en renseignant moi-même leur état d’avancement dans le fichier.
Finalement, nous nous sommes rendu compte que ce fichier n’était pas mis à jour spontanément par les pilotes. La collaboration se faisait principalement lors de temps d’échange spécifiques et individuels avec chaque professionnel.
Comment avez-vous réussi à convaincre votre direction ?
Nous avons, dans un premier temps, déployé PYTHEOS au sein de l’Hôpital Privé Jean Mermoz.
Lors de la visite de certification HAS, les experts-visiteurs de la Haute Autorité de Santé ont reconnu que notre programme d’actions était partagé et connu de tous.
Durant cette visite, les pilotes des processus santé ont été en mesure de présenter leurs plans d’audit de manière autonome.
Ils ont pu identifier et présenter les actions rattachées aux processus dont ils assuraient le suivi. Ils se sont appuyés directement sur les visuels de ce logiciel de pilotage.
Ce retour d’expérience m’a conforté dans l’idée de déployer l’outil. Après avoir obtenu l’accord de ma direction, je me suis lancé dans son déploiement au sein de la Clinique Iris, où j’exerce désormais la fonction de Responsable Qualité Santé.
J’ai présenté l’outil de pilotage à mon directeur en intégrant les actions d’une instance dont il assurait le suivi. Cela m’a permis de lui présenter concrètement les limites que nous rencontrions avec l’utilisation d’un fichier Excel, par rapport à celle d’un logiciel de pilotage.
« Les pilotes de processus santé ont été en mesure de présenter leurs plans d’audit de manière autonome. »
Comment avez-vous accompagné vos chefs de service dans l’utilisation de PYTHEOS ?
Nous avons expliqué aux utilisateurs l’intérêt de l’outil, et ils en ont rapidement compris les avantages. Nous avons réalisé les formations en deux temps.
Tout d’abord, une formation spécifique avec l’équipe Quadralogy a été organisée pour les membres du comité de direction, pour lesquels une appropriation complète de l’outil était nécessaire.
Ensuite, pour l’ensemble des pilotes, nous avons réalisé une formation en visioconférence, en raison de la crise du COVID-19. Ils ont manipulé l’outil en créant un plan d’action type afin de maîtriser les fonctions de base, c’est-à-dire la création d’un plan d’action, sa mise à jour et le suivi des actions rattachées ou du projet suivi.
Nous avions déjà alimenté la base avec les données stockées dans le fichier Excel. L’objectif était donc de poursuivre le suivi de l’avancement, mais avec le nouvel outil.
« Notre programme d’actions était partagé et connu de tous.»
En quoi cet outil de pilotage vous permet-il de développer au mieux votre projet d’établissement et votre PAQSS ?
Notre projet d’établissement est en cours d’élaboration. Mais nous avons déjà créé une architecture dans notre plateforme web afin de pouvoir rattacher chaque plan d’action à un axe du projet. Cet outil nous permettra de suivre l’avancement de notre projet d’établissement et de faciliter le suivi des actions associées à notre démarche qualité.
Comment PYTHEOS vous permet-il d’animer vos instances et comités ?
Nous avons décliné chacune de nos instances dans notre base. Lors des réunions, les membres des instances se connectent à PYTHEOS. Ils sélectionnent l’instance dont ils ont la charge et font le point sur l’avancement des actions engagées.
En fin d’année, cela permet de faciliter le travail de complétude du bilan annuel de chaque instance.
« Si l’on souhaite que le programme d’actions qualité soit partagé en continu, au plus près du terrain, je pense que l’on peut difficilement se passer d’un tel outil. »
Selon vous, au regard des attentes actuelles du secteur de la santé, peut-on dire qu’un logiciel de pilotage est devenu un outil indispensable pour un établissement de santé ?
Pour moi, en tant que Responsable Qualité Santé, cela dépend de la taille de l’établissement de santé, du nombre de professionnels amenés à piloter les actions et de la structure géographique de l’établissement (multisite ou non).
Mais surtout, cela dépend du degré de décentralisation et d’appropriation que l’on souhaite donner à son programme qualité.
Si l’on souhaite que le programme d’actions qualité soit partagé en continu, au plus près du terrain, je pense que l’on peut difficilement se passer d’un tel outil.
