Responsable Qualité Santé Clinique Iris LYON - Ramsay Santé
Découvrez l’interview intégrale de notre client responsable Qualité Santé qui utilise PYTHEOS depuis 2017 au sein de l’Hôpital Privé Jean Mermoz puis de la Clinique Iris, avec au total la participation de 98 utilisateurs.
En tant que pilote du système qualité, quelle était votre organisation avant PYTHEOS ? Quels outils utilisiez-vous ? Comment communiquiez-vous avec vos équipes ?
Avant PYTHEOS, nous utilisions un fichier Excel qui regroupait l’ensemble de nos actions. Ce fichier Excel était partagé sur nos serveurs. Chaque professionnel disposait d’un accès pour le modifier ou le compléter. Pour assurer une mise à jour régulière de ce fichier, nous procédions à des relances manuelles par mail auprès de chaque pilote. Ou nous programmions des réunions pour faire l’état d’avancement des actions.
Quel a été l'élément déclencheur qui vous a décidé à rechercher un logiciel de pilotage ?
Tous les utilisateurs identifiées avaient la main pour modifier ce fichier Excel. Cela ne nous permettait pas d’avoir de visibilité sur l’historique des modifications du fichier.
En tant que responsable qualité santé, je procédais à une mise à jour régulière du fichier lors de points de travail. Je faisais ce travail d’une part avec les pilotes concernés par les actions. Et d’autre part, en renseignant moi-même l’état de leur avancement dans le fichier.
Finalement, nous nous sommes rendu compte que ce fichier n’était pas mis à jour spontanément par les pilotes. La collaboration se faisait principalement lors de temps spécifiques et individuels avec chaque professionnel.
Comment avez-vous réussi à convaincre votre direction ?
Nous avons dans un premier temps implanté PYTHEOS dans l’établissement Jean Mermoz.
Au moment de la visite de certification HAS , les experts visiteurs de la Haute Autorité de Santé ont reconnu que notre programme d’actions était partagé et connu de tous.
Durant cette visite , les pilotes de processus santé ont été mesure de présenter leurs plans d’audit de manière autonome.
Ils ont pu flécher et présenter les actions rattachées au processus dont ils avaient le suivi. Ils s’appuient directement sur les visuels de ce logiciel de pilotage
Ce retour d’expérience m’a conforté dans l’idée de déployer l’outil. Après accord de ma direction, au sein de la clinique IRIS où je suis à présent Responsable Qualité Santé, je me suis lancé.
J’ai présenté l’outil de pilotage à mon directeur en intégrant les actions d’une instance dont il assurait le suivi. Cela m’a permis de présenter de manière concrète les limites que nous rencontrions avec l’utilisation d’un fichier Excel plutôt que l’utilisation d’un logiciel de pilotage.
Comment avez-vous accompagné vos chefs de service dans l'utilisation de PYTHEOS ?
On a expliqué l’intérêt aux utilisateurs qui ont vite compris les avantages. Nous avons réalisé les formations en 2 temps.
Tout d’abord, une formation spécifique avec l’équipe Quadralogy pour les membres du comité de Direction pour lesquels il nécessitait d’avoir une appropriation complète de l’outil.
Ensuite, pour l’ensemble des pilotes, nous avons réalisé une formation en visio (du fait de la crise COVID). Ils ont manipulé l’outil et en créant un plan d’action type afin de maitriser les fonctions de base. C’est-à-dire : la création d’un plan d’action, sa mise à jour, le suivi des actions rattachées ou du projet suivi…
Nous avions déjà alimenté la base avec les données stockées sur le fichier Excel. L’objectif était donc de poursuivre le suivi de l’avancement, mais avec le nouvel outil.
En quoi cet outil de pilotage vous permet de développer au mieux votre projet d'établissement et PAQS ?
Notre projet d’établissement est en cours d’élaboration. Mais nous avons déjà créé une architecture dans notre plateforme web de sorte à pouvoir rattacher chaque plan d’action à un axe du projet. Cet outil nous permettra de suivre l’avancement de notre projet d’établissement.
Comment PYTHEOS vous permet d'animer vos instances et comités ?
Nous avons décliné chacune de nos instances dans notre base . Et lorsque nous faisons des réunions, les instances se connectent à PYTHEOS. Ils sélectionnent l’instance dont ils ont la charge et font l’état d’avancement des actions engagées.
En fin d’année, cela permet de faciliter le travail de complétude du bilan annuel de l’instance.
Selon vous, avec les attentes actuelles du secteur de la santé, peut-on dire qu'un logiciel de pilotage est devenu un outil indispensable pour un établissement de santé ?
Pour moi responsable qualité en santé, cela dépend de la taille de l’établissement de santé, du nombre de professionnels qui sont amenés à piloter les actions, de la structure géographique de l’établissement (multi-sites ou non).
Mais surtout, cela dépend du degré de décentralisation et d’appropriation que l’on souhaite avoir sur son programme qualité.
Si l’on souhaite que le programme d’action qualité soit partagé en continu, jusqu’au plus près du terrain, je pense que l’on peut difficilement s’en passer.
Interview réalisée en Octobre 2021
